Código de Conduta e Manual de Integridade

Parte I: Código de Conduta

1. Mensagem da liderança

A Ética como Pilar da RZ3: Uma Mensagem do Conselho Consultivo

A RZ3 foi fundada sobre a inabalável convicção de que o sucesso duradouro é intrinsecamente ligado à integridade. Em um mercado cada vez mais dinâmico e complexo, a forma como alcançamos nossos resultados é tão crucial quanto os próprios resultados. Este Código de Conduta e Manual de Integridade não é apenas um documento formal; é a bússola que orienta cada decisão, cada interação e cada passo de nossa jornada.

Nós, do Conselho Consultivo e da Alta Liderança da RZ3, reafirmamos nosso compromisso inegociável com a ética, a transparência e o respeito às leis em todas as jurisdições onde operamos. Esperamos que cada colaborador, parceiro de negócio e terceiro que se relacione com a RZ3 adote este Código como seu guia pessoal de conduta.

A integridade é uma responsabilidade compartilhada. Contamos com você para construir e manter um ambiente de trabalho onde a ética não é apenas uma regra, mas o nosso modo de ser.

Conselho Consultivo da RZ3

2. Introdução e escopo

2.1. Propósito e Aplicação

O presente Código de Conduta e Manual de Integridade (doravante “o Código”) estabelece os padrões de comportamento ético e profissional esperados de todos aqueles que atuam em nome da RZ3. Ele consolida nossos valores, define as diretrizes para a tomada de decisões e serve como referência para a prevenção de desvios de conduta.

Escopo de Aplicação:

O Código deve ser lido e compreendido em conjunto com as políticas internas da RZ3 e, fundamentalmente, com as leis e regulamentações vigentes. Em caso de conflito entre o Código e a legislação local, a lei deve prevalecer.

2.2. Valores e Princípios Éticos da RZ3

Nossa conduta é pautada por cinco valores essenciais que definem a cultura da RZ3:

1. Integridade Inegociável: Agir com honestidade, transparência e retidão em todas as relações e transações.
2. Respeito e Inclusão: Valorizar a diversidade, tratar todos com dignidade e promover um ambiente livre de assédio e discriminação.
3. Excelência e Inovação: Buscar a melhoria contínua e a inovação, sempre dentro dos limites éticos e legais.
4. Responsabilidade Socioambiental (ESG): Integrar considerações ambientais, sociais e de governança em nossas decisões de negócio.
5. Comprometimento com a Lei: Observar rigorosamente todas as leis, regulamentos e normas internas aplicáveis.

2.3. Definições Chave

• Colaborador: Qualquer pessoa que mantenha vínculo empregatício ou similar com a RZ3.
• Terceiro: Pessoa física ou jurídica que presta serviços ou atua em nome da RZ3.
• Agente Público: Conforme a Lei nº 12.846/2013 (Lei Anticorrupção), é todo aquele que exerce, ainda que transitoriamente ou sem remuneração, por eleição, nomeação, designação, contratação ou qualquer outra forma de investidura ou vínculo, mandato, cargo, emprego ou função nas entidades da Administração Pública.

3. Compromissos do colaborador e conflito de interesses

3.1. Conflito de Interesses (Real, Potencial e Aparente)

O conflito de interesses ocorre quando os interesses pessoais, familiares, financeiros ou sociais de um colaborador podem influenciar, ou parecer influenciar, a sua capacidade de tomar decisões objetivas e imparciais no melhor interesse da RZ3.

A regra é clara: O colaborador deve sempre priorizar os interesses da RZ3 e evitar qualquer situação que possa comprometer sua objetividade.

Exemplo Prático: Um colaborador da área de Compras tem um irmão que é sócio de uma empresa fornecedora. O colaborador DEVE declarar este conflito. Ele NÃO PODE participar do processo de seleção ou negociação com essa empresa, devendo ser substituído por outro profissional para garantir a imparcialidade.

3.2. Atividades Paralelas e Empreendedorismo

A RZ3 apoia o desenvolvimento profissional e pessoal de seus colaboradores, incluindo atividades empreendedoras fora do horário de trabalho. No entanto, essas atividades não podem prejudicar o desempenho profissional na RZ3 nem conflitar com os interesses da Companhia.

3.3. Parentesco e Relacionamento Afetivo no Trabalho (Nepotismo)

A RZ3 valoriza as relações humanas, mas exige que elas não comprometam a meritocracia e a objetividade. O nepotismo (favorecimento de parentes) é estritamente proibido.

Definição de Parentes Próximos: Para fins deste Código, consideram-se parentes próximos: cônjuges, companheiros, pais, filhos, irmãos, avós, netos, tios, sobrinhos, sogros, genros e noras.

3.4. Viagens, Hospedagens e Despesas Corporativas

As despesas corporativas devem ser sempre legítimas, razoáveis, necessárias e devidamente documentadas, refletindo o uso responsável dos recursos da RZ3.

3.5. Brindes, Presentes e Hospitalidade (Setor Privado)

A troca de brindes e hospitalidade deve ser transparente e não pode ter a intenção de influenciar indevidamente uma decisão de negócio. A RZ3 adota o princípio da razoabilidade e transparência.

Regra de Ouro: Em caso de dúvida sobre o valor ou a intenção por trás de um presente ou convite, o colaborador DEVE consultar imediatamente a área de Compliance. Se o presente não puder ser recusado sem causar ofensa, ele deve ser declarado e, se possível, doado a uma instituição de caridade.

3.6. Atividades Políticas e Contribuições

A RZ3 respeita o direito de seus colaboradores à participação política individual, mas mantém uma postura de estrita neutralidade institucional.

4. Ambiente de trabalho e cultura RZ3

4.1. Diversidade, Inclusão e Respeito

A RZ3 está comprometida em promover um ambiente de trabalho inclusivo, onde a diversidade é valorizada como um motor de inovação e sucesso.

Princípio: Todas as decisões relativas a contratação, remuneração, treinamento, promoção e desligamento devem ser baseadas exclusivamente no mérito, desempenho e qualificações profissionais, sem qualquer forma de discriminação.

4.2. Assédio Moral, Sexual e Discriminação (Tolerância Zero)

A RZ3 adota uma política de Tolerância Zero contra qualquer forma de assédio ou discriminação.

• Assédio Moral: Caracteriza-se pela exposição de colaboradores a situações humilhantes e constrangedoras, de forma repetitiva e prolongada, que desestabilizam a relação da vítima com o ambiente de trabalho.
• Assédio Sexual: Caracteriza-se pelo constrangimento com o objetivo de obter vantagem ou favor sexual, utilizando-se de posição hierárquica ou influência. Inclui insinuações, convites impertinentes, comentários de natureza sexual, gestos ou contatos físicos não solicitados.

Exemplos de Conduta Inaceitável:

• Contar piadas de cunho sexual ou racista.
• Exibir ou compartilhar material pornográfico ou ofensivo.
• Isolar um colega de trabalho ou ignorá-lo sistematicamente.
• Atribuir metas inatingíveis ou exigir trabalho excessivo com o intuito de prejudicar o colaborador.
• Fazer comentários sobre a aparência física ou vestuário de um colega de forma inapropriada.

4.3. Saúde, Segurança e Bem-Estar

A RZ3 está comprometida em fornecer um ambiente de trabalho seguro e saudável, em conformidade com todas as normas de saúde e segurança do trabalho. O uso de álcool e drogas ilícitas no ambiente de trabalho é estritamente proibido.

5. Uso de bens e recursos da companhia

5.1. Propriedade Intelectual

Todo o trabalho desenvolvido, ideias, invenções, softwares, documentos e dados criados por um colaborador no exercício de suas funções ou com o uso de recursos da RZ3 são de propriedade exclusiva da RZ3.

• O colaborador deve proteger a propriedade intelectual da RZ3 e não pode utilizá-la para fins pessoais ou de terceiros sem autorização formal.
• O colaborador deve respeitar a propriedade intelectual de terceiros, evitando a cópia ou uso não autorizado de softwares, documentos ou materiais protegidos por direitos autorais.

5.2. Segurança da Informação e Ativos Digitais

A informação é um ativo vital da RZ3. A proteção da confidencialidade, integridade e disponibilidade dos dados é responsabilidade de todos.

• Confidencialidade: Informações não públicas (estratégias, dados financeiros, dados de clientes, propriedade intelectual) devem ser protegidas e não podem ser divulgadas a terceiros.
• Uso de Senhas: Senhas devem ser fortes, únicas e nunca compartilhadas.
• Uso de E-mail e Internet: O uso de e-mail e internet deve ser primariamente para fins de trabalho. A RZ3 monitora o uso de seus ativos digitais para garantir a segurança e o cumprimento deste Código.

5.3. Uso de Equipamentos e Instalações

Os equipamentos (computadores, telefones, veículos) e instalações da RZ3 devem ser utilizados de forma responsável e primariamente para fins de negócio.

6. Governança, sustentabilidade e responsabilidade social (ESG Integrado)

A RZ3 integra os princípios de ESG (Environmental, Social and Governance) em sua estratégia de negócio, reconhecendo que a sustentabilidade é essencial para a criação de valor a longo prazo.

6.1. Compromisso com o Meio Ambiente (E – Environmental)

A RZ3 busca minimizar o impacto ambiental de suas operações.

• Gestão de Recursos: Promover o uso eficiente de energia, água e outros recursos naturais.
• Resíduos: Gerenciar e descartar resíduos de forma responsável e em conformidade com a legislação ambiental.
• Metas de Carbono: A RZ3 se compromete a medir e reduzir sua pegada de carbono, buscando a neutralidade de carbono até [Ano Fictício, ex: 2040].

6.2. Responsabilidade Social e Direitos Humanos (S – Social)

A RZ3 respeita os direitos humanos e trabalhistas, e rejeita o trabalho infantil, o trabalho forçado e a exploração em toda a sua cadeia de valor.

• Saúde e Segurança: Garantir um ambiente de trabalho seguro (conforme 4.3).
• Cadeia de Suprimentos: Exigir que fornecedores e parceiros cumpram os mesmos padrões de direitos humanos e trabalhistas.
• Desenvolvimento Comunitário: Investir em projetos sociais que promovam a educação e o desenvolvimento econômico nas comunidades vizinhas.

6.3. Transparência e Boa Governança (G – Governance)

A governança da RZ3 é pautada pela transparência, prestação de contas e equidade.

• Registros Contábeis: Manter registros contábeis precisos, completos e transparentes, em conformidade com as normas contábeis e fiscais aplicáveis.
• Auditoria: Colaborar integralmente com auditorias internas e externas.
• Estrutura de Governança: Detalhamento da estrutura de governança (Conselho de Administração, Comitê de Ética, Comitê de Auditoria) e suas responsabilidades na supervisão do programa de Compliance.

6.4. Relacionamento com a Comunidade

A RZ3 busca ser um agente de desenvolvimento positivo nas comunidades onde atua, apoiando iniciativas sociais e promovendo o diálogo.

7. Proteção de dados e privacidade (LGPD)

A RZ3 está em total conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD – Lei nº 13.709/2018) e demais regulamentações de privacidade globais.

7.1. Princípios da LGPD e Compromisso da RZ3

O tratamento de dados pessoais na RZ3 é guiado pelos princípios da LGPD, incluindo:

• Finalidade: O tratamento deve ter propósitos legítimos, específicos e explícitos.
• Necessidade: O tratamento deve ser limitado ao mínimo necessário para a finalidade.
• Transparência: O titular deve ter informações claras sobre o tratamento de seus dados.
• Segurança: Adoção de medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais.

7.2. Tratamento de Dados Pessoais (Coleta, Uso, Armazenamento)

Todo colaborador que trata dados pessoais (de clientes, fornecedores, colaboradores, etc.) deve:

• Garantir que o tratamento tenha uma base legal válida (consentimento, cumprimento de obrigação legal, legítimo interesse, etc.).
• Coletar apenas os dados estritamente necessários.
• Armazenar os dados de forma segura e pelo tempo necessário para a finalidade.
• Data Mapping: A RZ3 mantém um mapeamento de dados (Data Mapping) para identificar onde os dados pessoais são coletados, armazenados e processados. O colaborador deve seguir rigorosamente os fluxos definidos no Data Mapping de sua área.

7.3. Direitos dos Titulares de Dados

A RZ3 garante o exercício dos direitos dos titulares, incluindo:

• Confirmação da existência do tratamento.
• Acesso aos dados.
• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários.
• Portabilidade dos dados.

7.4. Segurança e Incidentes de Dados

• O colaborador deve seguir rigorosamente as políticas de segurança da informação para proteger os dados pessoais.
• Procedimento de Incidente: Qualquer suspeita de incidente de segurança (acesso não autorizado, vazamento) deve ser reportada imediatamente ao Encarregado de Dados (DPO) da RZ3, que acionará o Comitê de Resposta a Incidentes. O não reporte imediato pode resultar em sanções disciplinares.

Parte II: Manual de integridade e anticorrupção

8. Política de integridade e anticorrupção

8.1. Compromisso Legal

A RZ3 proíbe estritamente qualquer forma de corrupção, suborno, fraude ou extorsão. Nosso programa de Compliance é desenhado para cumprir as leis mais rigorosas, incluindo:

• Lei nº 12.846/2013 (Lei Anticorrupção Brasileira): Que responsabiliza objetivamente pessoas jurídicas por atos de corrupção contra a administração pública.
• Foreign Corrupt Practices Act (FCPA – EUA): Que proíbe o suborno de funcionários públicos estrangeiros.
• UK Bribery Act (Reino Unido): Que criminaliza o suborno no setor público e privado.

8.2. Definição de Corrupção, Suborno e Facilitação de Pagamentos

• Suborno: Oferecer, prometer, dar, aceitar ou solicitar qualquer coisa de valor (dinheiro, presentes, favores) com a intenção de influenciar indevidamente uma ação ou decisão.
• Pagamentos de Facilitação: Pequenos pagamentos feitos a agentes públicos para acelerar ou garantir a execução de uma rotina ou serviço devido. Estes pagamentos são estritamente proibidos pela RZ3, mesmo que sejam prática comum no local.

8.3. Relacionamento com Agentes Públicos

O relacionamento com Agentes Públicos deve ser conduzido com a máxima cautela e transparência.

Exemplos Detalhados de Interação com Agentes Públicos:

1. Visitas a Órgãos Públicos: Todas as visitas devem ser registradas, ter propósito legítimo e, sempre que possível, ser realizadas em dupla.
2. Contratação de Ex-Agentes Públicos: A contratação deve seguir um período de quarentena e ser aprovada pela Compliance para evitar conflito de interesses.
3. Doações a Campanhas: A RZ3 não realiza doações a campanhas políticas ou partidos, conforme seção 3.6.

8.4. Doações e Patrocínios

Doações de caridade e patrocínios devem ser feitas a entidades legítimas, com propósito claro e sem qualquer expectativa de retorno comercial ou favorecimento.

• Todas as doações e patrocínios devem ser aprovadas pela área de Compliance e registradas de forma transparente.
• É proibido usar doações como veículo para suborno.

8.5. Due Diligence de Terceiros (Fornecedores, Parceiros, Consultores)

A RZ3 é responsável pelos atos de terceiros que agem em seu nome.

• Obrigação: É obrigatória a realização de Due Diligence (diligência prévia) de integridade em todos os terceiros considerados de alto risco (ex: consultores, despachantes, agentes que interagem com o poder público).
• Processo de Due Diligence: O processo envolve a coleta de informações cadastrais, verificação de listas de sanções, análise de reputação e histórico de integridade.
• Contratos: Os contratos com terceiros devem incluir cláusulas anticorrupção e o direito de auditoria pela RZ3.

9. Controles internos e registros

9.1. Registros Contábeis e Transparência Financeira

A RZ3 exige que todos os registros contábeis e financeiros reflitam de forma precisa e completa todas as transações.

• Proibição: É estritamente proibido criar ou manter contas não registradas, fundos não contabilizados (“caixa dois”) ou registros falsos.
• Documentação: Todas as transações devem ser suportadas por documentação adequada e aprovadas de acordo com os limites de alçada.

9.2. Auditoria Interna e Externa

A RZ3 mantém um processo de auditoria robusto para verificar a conformidade com as políticas e a legislação. Colaboradores devem cooperar integralmente com os auditores.

10. Canal de ética e procedimentos de apuração

10.1. O Canal de Ética da RZ3 (Acesso, Anonimato e Confidencialidade)

O Canal de Ética é a ferramenta primária para reportar violações ou dúvidas sobre este Código, políticas internas ou leis.

• Acesso: O Canal é gerido por uma empresa independente e está disponível 24/7 por telefone, e-mail e plataforma web (detalhes no Anexo II).
• Anonimato: O denunciante tem a opção de se identificar ou permanecer anônimo. A RZ3 garante a confidencialidade da identidade do denunciante.

10.2. Procedimento de Denúncia e Investigação

O Comitê de Ética é o responsável por gerenciar o fluxo de denúncias, que segue as seguintes etapas:

1. Recebimento e Triagem: A denúncia é recebida e classificada quanto à gravidade e urgência.
2. Investigação Preliminar: Coleta de evidências e entrevistas iniciais, garantindo o sigilo e a imparcialidade.
3. Conclusão e Recomendação: O Comitê de Ética elabora um relatório com as conclusões e recomenda as medidas disciplinares ou corretivas.
4. Implementação: A Alta Administração implementa as medidas recomendadas.

10.3. Não Retaliação (Proteção ao Denunciante)

A RZ3 proíbe estritamente qualquer forma de retaliação contra um colaborador que, de boa-fé, reportar uma preocupação ou suspeita de violação.

• Garantia: Qualquer colaborador que sofra retaliação por ter feito uma denúncia será protegido, e o ato de retaliação será tratado como uma violação grave deste Código.

10.4. Consequências da Violação (Medidas Disciplinares)

A violação deste Código resultará em medidas disciplinares que podem incluir, mas não se limitam a:

• Advertência verbal ou escrita.
• Suspensão.
• Rescisão do contrato de trabalho por justa causa.
• Ações legais cíveis e criminais, quando aplicável.

11. Treinamento e comunicação

11.1. Treinamento Obrigatório e Periódico

Todos os colaboradores devem participar de treinamentos periódicos sobre este Código e as políticas de Compliance.

11.2. Termo de Adesão e Compromisso

A leitura e o Termo de Adesão e Compromisso com este Código são obrigatórios para todos os colaboradores e devem ser renovados anualmente.